Geschäftssysteme verbinden, ohne alles zu ersetzen
Ein praktischer Leitfaden zu Systemübergaben, Integrationsgrenzen und Risikosteuerung bei der Verbindung von Unternehmenssoftware.
Wichtigste Erkenntnisse
- 1Analysieren Sie zuerst eine Übergabe, bevor Sie Systeme verbinden.
- 2Legen Sie Zuständigkeiten fest: Im CRM werden Aufträge erfasst, das ERP verwaltet Lagerbestand und Rechnungen, das DMS speichert Auftragsdokumente.
- 3Planen Sie den Umgang mit Fehlern, Korrekturen und geänderten Schnittstellen.
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Wenn Informationen zwischen Geschäftssystemen von Hand übertragen werden, scheint es manchmal naheliegend, alle Systeme zu ersetzen. Das ist selten die einzige Möglichkeit. Eine durchdachte Integration kann doppelte Eingaben verringern und den Überblick verbessern, während bestehende Systeme ihre bisherigen Aufgaben weiter erfüllen.
Entscheidend ist, welche Informationen zwischen Systemen fließen sollen, wann dies geschieht und welches System für die jeweiligen Daten verantwortlich ist.
Eine gute Verbindung überträgt nur die benötigten Informationen und klärt, welches System dafür zuständig ist.
Klären Sie zuerst die Übergabe
Wählen Sie einen Ablauf, bei dem eine Übergabe tatsächlich Probleme verursacht. Verfolgen Sie die Informationen von ihrer Entstehung bis zu den Personen und Systemen, die sie später verwenden.
Halten Sie für jeden Schritt fest:
- Welches System erstellt oder verwaltet die Information?
- Welche Daten werden im nächsten Schritt benötigt?
- Wie erfolgt die Übertragung heute, einschließlich manueller Prüfungen?
- Wie schnell benötigt die nächste Person die Informationen?
- Was geschieht, wenn Daten fehlen, doppelt, verspätet oder verändert ankommen?
Berücksichtigen Sie auch Ausnahmen und Korrekturen. Eine Verbindung, die nur den üblichen Ablauf abbildet, kann seltene, aber wichtige Fälle erschweren.
Legen Sie die Zuständigkeit für Daten fest
Zwei Systeme sollten nicht unbemerkt gleichzeitig als maßgebliche Quelle derselben Information dienen. Legen Sie fest, wo Datensätze entstehen und gepflegt werden, wie Änderungen verarbeitet und Konflikte gelöst werden. Vereinbaren Sie außerdem, wer Fehler berichtigen darf und wie die Korrektur verbundene Systeme erreicht.
Diese Entscheidungen sind fachlich und technisch. Die Menschen, die den Ablauf kennen, können erklären, was ein Feld bedeutet und wann es sich ändert. Technische Fachleute können Schnittstellen, Zugriffsrechte, Datenformate sowie Überwachung und Betrieb der Verbindung bewerten.
Wählen Sie eine angemessene Integration
Der passende Ansatz hängt von den Systemen und dem Ablauf ab. Möglich sind eine direkte API-Verbindung, ein geplanter Datenaustausch oder ein kleiner Dienst, der Aktualisierungen koordiniert. Prüfen Sie vor der Auswahl unterstützte Schnittstellen, Mengen- und Zeitgrenzen, Fehlerverhalten und Zuständigkeiten für den Betrieb.
Direkte Systemverbindungen
Gemeinsamer Integrationsdienst
Übertragen Sie nicht standardmäßig jedes verfügbare Feld und synchronisieren Sie nicht automatisch in beide Richtungen. Teilen Sie nur die Informationen, die der nächste Schritt benötigt, und legen Sie Richtung und Verantwortung für Änderungen fest.
Planen Sie Fehler und Änderungen ein
Eine Integration muss mehr als eine erfolgreiche Übertragung bewältigen. Überlegen Sie, was bei einem Systemausfall, einer abgelehnten Änderung, doppelten Daten oder einem geänderten Feld geschieht. Vereinbaren Sie, wie Fehler erkannt werden, wer sie untersucht und ob eine Übertragung sicher wiederholt werden kann.
Testen Sie mit repräsentativen Daten und berücksichtigen Sie Fälle, die abgelehnt oder geprüft werden müssen. Verwenden Sie personenbezogene oder geschäftlich sensible Daten in Testumgebungen nur, wenn dies zulässig und angemessen geschützt ist. Planen Sie außerdem, wie die Verbindung angepasst wird, wenn sich eines der Systeme weiterentwickelt.
Beginnen Sie mit einer wichtigen Übergabe
Sie müssen nicht die gesamte Softwarelandschaft auf einmal verbinden. Ein klar abgegrenzter Ablauf kann zeigen, ob Schnittstellen, Datendefinitionen und Betriebsvereinbarungen geeignet sind. Legen Sie vorher fest, was untersucht wird und welche Ergebnisse für Ausbau, Anpassung oder Abbruch sprechen.
Halten Sie zunächst eine Übergabe, die benötigten Informationen und den Umgang mit Ausnahmen fest. Damit haben Sie eine konkrete Grundlage, um zu entscheiden, welche Verbindung zuerst untersucht werden sollte.